# Cách Lưu Trữ Hồ Sơ, Tài Liệu Khoa Học Quản Lý Dễ Dàng

Lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đoàn thể nào. Việc này vừa mang đến nhiều lợi ích trong công tác quản lý và vận hành, vừa phòng trừ được những rủi ro bất ngờ. 

1. Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn phòng

Trước khi tìm hiểu tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn phòng, chúng ta cùng sơ lược về công tác lưu trữ tài liệu. Theo đó, đây là hoạt động “thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp, phân loại, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ”. Lưu trữ hồ sơ và tài liệu mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

1.1. Đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Từ những tài liệu được tập hợp và lưu trữ, chúng ta dễ dàng biết được doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thông qua đó, đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong những năm qua là như thế nào.

Lưu trữ hồ sơ là hoạt động đóng vai trò quan trọng cho tất cả mọi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức

1.2. Dự báo tương lai và định hướng phát triển

Trên cơ sở những số liệu và tài liệu lưu trữ, chúng ta sẽ phân tích và dự báo được tương lai. Đồng thời, có thể đưa ra những kế hoạch và chiến lược quan trọng để phát triển các hoạt động của doanh nghiệp.

1.3. Thuận tiện trong công tác xử lý công việc

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng là cách để chúng ta xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu ban quản lý, lãnh đạo yêu cầu thì bạn sẽ có ngay để báo cáo kết quả, không mất nhiều thời gian để tìm kiếm hay sắp xếp.

1.4. Tuân thủ quy định của pháp luật

Lữu trữ tài liệu, hồ sơ sổ sách cũng là cách doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật. Bởi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/07/2012, và Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định rất rõ: “Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” cũng như bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ. 

Lưu trữ tài liệu còn là một trong những quy định bắt buộc của cơ quan nhà nước mà các doanh nghiệp cần tuân thủ

1.5. Bằng chứng xác thực cho cơ quan điều tra

Hoạt động của doanh nghiệp luôn được đặt dưới sự giám sát của các cơ quan chức năng. Chẳng hạn như cơ quan thuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán,… Nếu những cơ quan này yêu cầu tài liệu để chứng minh, xác thực thì bạn luôn có sẵn để cung cấp, giúp quá trình điều tra diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

1.6. Càng để lâu, tài liệu càng có giá trị

Có những loại tài liệu mà nếu chúng ta càng để lâu thì giá trị sẽ càng gia tăng. Chẳng hạn như tiền tệ cổ, cổ phiếu,… Vì vậy, hãy luôn có cách lưu trữ và bảo quản hợp lý để có thể mang đến nhiều lợi ích bất ngờ. 

2. Hướng dẫn các bước lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Lưu trữ hồ sơ chỉ thực sự mang lại hiệu quả nếu như bạn biết cách lưu trữ khoa học, hợp lý. Nhưng như thế nào là khoa học, hợp lý?

2.1. Chọn tủ tài liệu phù hợp

Quan trọng nhất trong bước lưu trữ hồ sơ chính là chọn tủ lưu trữ phù hợp. Tùy mục đích sử dụng hoặc loại tài liệu, số lượng tài liệu mà bạn có thể chọn: Tủ tài liệu nhiều ngăn, tủ hồ sơ 2 ngăn, thùng hồ sơ có nắp đậy, bao bì đựng hồ sơ,…

2.2. Phân loại hồ sơ

Bước tiếp theo là phân loại hồ sơ, có thể là theo chủ đề, theo dự án hoặc theo thời gian. Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà có sự phân loại hồ sơ sao cho hợp lý. 

Cần lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy trình các bước để đảm bảo mọi việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất 

2.3. Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại hồ sơ theo từng chủ đề, dự án, mốc thời gian thì sẽ sắp xếp hồ sơ vào tủ lưu trữ một cách khoa học và thuận tiện nhất. Bạn có thể sắp xếp theo thời gian từ trước đến sau, theo mẫu tự chữ cái của tên tài liệu, theo tính chất của hồ sơ (chưa giải quyết, đã giải quyết, chờ phản hồi,…) hoặc theo lĩnh vực, phòng ban.

2.4. Lập danh mục quản lý hồ sơ

Mỗi một tệp hồ sơ sẽ được tạo danh mục và lưu vào máy tính. Khi cần sử dụng, bạn có thể tra nhanh trên máy tính và tìm kiếm dễ dàng. Lưu ý là danh mục quản lý hồ sơ cần được kiểm tra, đối chiếu, bổ sung và cập nhật mới liên tục.

2.5. Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ được lưu trữ và đánh dấu cẩn thận trong tủ tài liệu. Với bản trên máy tính thì cần dùng bảng tính Excel để lập số lưu trữ có kèm chú thích. Cùng với đó là tạo các link liên kết với những tập tin và hình ảnh cần lưu. 

2.6. Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Cuối cùng là theo dõi và cập nhật hồ sơ liên tục để đảm bảo hồ sơ không bị sai sót, mất hay thiếu do phát sinh số liệu mới. 

Mong rằng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ biết cách lưu trữ hồ sơ sao cho khoa học, mang đến nhiều lợi ích trong quá trình doanh nghiệp vận hành và phát triển.

CÔNG TY TNHH SX TM DV NỘI THẤT ĐẠI NGÂN

• Trụ sở chính: 262/37 Liên Khu 4/5, P. Bình Hưng Hòa B, Q. Bình Tân, HCM
• Địa chỉ xưởng: F2/20G Đường 6A, Ấp 6A, Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, HCM
• Hotline: +84-963721931 - 0907113779
• Website: https://noithatdaingan.vn/
• Email: noithatdaingan@gmail.com
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCYP5Iz45jFH5P41iQIPB6BQ