#7+ Cách Sắp Xếp Tủ Tài Liệu Khoa Học Tăng Động Lực Làm Việc

Tủ tài liệu đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Không chỉ giúp lưu trữ tài liệu được khoa học và hiệu quả, tủ tài liệu còn mang đến một không gian làm việc chuyên nghiệp. Nhưng liệu bạn có biết cách sắp xếp tủ tài liệu sao cho khoa học, hợp lý?

1. Vì sao nên sắp xếp tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng?

Việc sắp xếp tủ tài liệu ngăn nắp và gọn gàng sẽ mang đến những lợi ích sau.

• Tủ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và gọn gàng mang đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

• Sắp xếp tủ tài liệu giúp hồ sơ, sổ sách được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi có nhu cầu.

• Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trở nên hiệu quả hơn, hạn chế tối đa trường hợp thiếu sót, sai sót hoặc các rủi ro khác. 

• Tiết kiệm diện tích không gian lưu trữ hơn so với việc để hồ sơ lộn xộn, không theo thứ tự và trật tự. 

Sắp xếp tủ tài liệu khoa học và ngăn nắp mang đến môi trường làm việc chuyên nghiệp và thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm tài liệu

2. 6+ cách sắp xếp tủ tài liệu một cách khoa học

Để công tác sắp xếp tủ hồ sơ, tài liệu được thuận lợi và hiệu quả, bạn có thể áp dụng các cách sau.

2.1. Chọn tủ lưu trữ tài liệu phù hợp

Có thể nói, tủ tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ. Hiện thị trường có rất nhiều kiểu tủ tài liệu, khác nhau về chất liệu, kích thước, kiểu dáng,… Quan trọng nhất là bạn phải chọn được mẫu tủ phù hợp.

Tủ tài liệu nhiều ngăn: Vì hồ sơ sổ sách là rất nhiều, vì vậy, hãy ưu tiên cho những mẫu tủ đứng với thiết kế nhiều ngăn. Mỗi ngăn có kích thước tối thiểu là 28 x 35 cm để phù hợp với nhiều loại hồ sơ. 

Tủ tài liệu treo tường hoặc âm tường: Nếu diện tích phòng làm việc không quá lớn, bạn có thể cân nhắc các mẫu tủ tài liệu âm tường hoặc treo tường. Chúng vừa không chiếm dụng nhiều diện tích, vừa giải quyết được việc lưu trữ hồ sơ.

Dùng mẫu giấy ghi chú: Trên từng kệ của tủ tài liệu, hãy ghi chú nội dung của hồ sơ trên đó bằng mẫu giấy ghi chú. Chẳng hạn, hồ sơ báo cáo sẽ được ghi chú “BÁO CÁO”. Việc này sẽ giúp quá trình tìm kiếm được thuận lợi hơn.

Nên chọn tủ tài liệu có kích thước, mẫu mã, màu sắc, chất liệu phù hợp với mục đích sử dụng 

2.2. Phân loại hồ sơ

Một cách sắp xếp tủ tài liệu khoa học nữa là hãy phân loại cụ thể từng loại hồ sơ. Có nhiều cách phân loại khác nhau, bạn có thể linh hoạt theo tình hình thực tế của doanh nghiệp.

• Phân loại theo chủ đề: Cùng một loại hồ sơ nhưng sẽ có nhiều chủ đề khác nhau, chẳng hạn như báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị,…

• Phân loại theo cụm: Cùng một chủ đề hồ sơ, bạn tiếp tục phân chia thành nhiều cụm liên quan và đánh số cho từng cụm như cụm 1, cụm 2, cụm 3,…

• Phân loại theo nhóm: Từ các cụm hồ sơ, tiếp tục phân loại thành từng nhóm và cũng đánh số tương tự như nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3,…

2.3. Sắp xếp hồ sơ

Đây dĩ nhiên là cách sắp xếp tủ hồ sơ mà bạn không thể bỏ qua. Hồ sơ sau khi được phân loại cụ thể thì sẽ được sắp xếp theo từng “quy luật” riêng. Có thể là theo thời gian, theo mẫu tự, theo tính chất,…

• Sắp xếp theo thời gian: Dựa vào thời gian ghi trên hồ sơ để sắp xếp theo thứ tự hồ sao nào trước, hồ sơ nào sau.

• Sắp xếp theo mẫu tự: Dựa vào loại hồ sơ để sắp xếp chung vào một mẫu tự. Chẳng hạn, mẫu tự T là dành cho loại hồ sơ thông báo, thống kê, thiệp mời, tiếp thị,…

• Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Chẳng hạn như hồ sơ thông thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật,… Hay hồ sơ đã giải quyết/ chưa giải quyết/ chờ phản hồi,…

Hồ sơ cần được sắp xếp theo thời gian, mẫu tự hoặc tính chất của hồ sơ và được đánh dấu nổi bật để dễ nhận biết 

2.4. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ ở đây được hiểu là bản liệt kê hồ sơ một cách có hệ thống. Dựa vào đây, chúng ta có thể sắp xếp, quản lý hoặc tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh chóng, dễ dàng. Khi lập danh mục hồ sơ, bạn cần lưu ý:

• Dạnh mục cụ thể và chính xác: Tạo danh mục hồ sơ chi tiết trên máy tính, bắt đầu từ thư mục danh mục hồ sơ (danh mục cấp 1), danh mục chủ đề hồ sơ (danh mục cấp 2),… và cứ như vậy tạo nên một cây thư mục trên máy tính.

• Cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên: Khi có số liệu mới, tài liệu mới, cần nhanh chóng bổ sung và cập nhật để tránh thiếu sót. Lưu ý là nên lưu lại cây thư mục cũ, sau đó mới cập nhật cây thư mục mới để biết từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

2.5. Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ sẽ được lưu trữ đồng thời trên tủ tài liệu và trong máy tính. Nếu trên tủ tài liệu, bạn cần dùng bút (bút chì) để đánh số thứ tự trên góc phải hồ sơ. Bên ngoài là nhãn in có ghi số thứ tự từ bao nhiêu đến bao nhiêu để thuận tiện cho việc tìm kiếm.

Còn nếu lưu trữ trong máy tính thì nên tạo bản Excel có kèm chú thích và liên kết về những tập tin, hình ảnh liên quan. 

2.6. Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Quá trình sắp xếp tủ tài liệu, bạn cũng đừng bỏ qua việc theo dõi và cập nhật hồ sơ. Bởi trong suốt quá trình hoạt động, các số liệu về doanh số, doanh thu hay số lượng dự án, sự kiện của doanh nghiệp sẽ không ngừng thay đổi. Việc theo dõi và cập nhật hồ sơ liên tục nhằm đảm bảo hồ sơ không bị thiếu sót, sai sót.

Trên đây là tổng hợp các cách sắp xếp tủ tài liệu để bạn tham khảo và áp dụng. Nếu tuân thủ theo các hướng dẫn này, công tác sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của công ty sẽ trở nên đơn giản, tiện lợi và hiệu quả hơn rất nhiều. 

CÔNG TY TNHH SX TM DV NỘI THẤT ĐẠI NGÂN

• Trụ sở chính: 262/37 Liên Khu 4/5, P. Bình Hưng Hòa B, Q. Bình Tân, HCM
• Địa chỉ xưởng: F2/20G Đường 6A, Ấp 6A, Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, HCM
• Hotline: +84-963721931 - 0907113779
• Website: https://noithatdaingan.vn/
• Email: noithatdaingan@gmail.com
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCYP5Iz45jFH5P41iQIPB6BQ